Erhvervs-ph.d.

Virksomhedsvejlederen skal oprette ansøgningen.

Din ansøgning skal oprettes og indsendes via det elektroniske ansøgningssystem: www.e-grant.dk.

Du skal registrere dig som bruger af systemet med enten brugernavn og kodeord eller med MitID, før du kan oprette en ansøgning.

Du opretter en ny ansøgning ved at finde det korrekte opslag under ”Søgemuligheder” og trykke ”Start din ansøgning”.

Bemærk, at listen over søgemuligheder er sorteret alfabetisk, og at navnene på alle opslag fra Innovationsfonden starter med ”IF”.

Du må skrive din ansøgning på enten dansk eller engelsk.

Du kan finde en vejledning til e-grant på Uddannelses- og Forskningsministeriets hjemmeside.

Ansøger skal udfylde ansøgningsblanketten til Erhvervsforsker-programmet i e-grant. De påkrævede bilag skal vedhæftes i e-grant i forbindelse med indsendelsen af ansøgningen.

Her bliver der tilføjet guides.

Vi bestræber os på at opretholde en behandlingstid på tre måneder fra ansøgningsfristen til ansøger modtager afgørelse på ansøgning. I visse tilfælde kan der gå længere tid.

Afgørelserne sendes via e-grant.

Ikke tilfredsstillende beskrivelse af projektets forretningsbetydning
Dette afsnit kan med fordel underbygges med konkrete tal og/eller konkrete anvendelsesscenarier, som gør det tydeligt, hvorfor projektet har en klar forretningsbetydning for virksomheden.

Ikke tilfredsstillende beskrivelse af en exit-strategi (kun for Erhvervs-ph.d i den private sektor)
En exit-strategi er en plan for, hvordan kandidaten viderefører projektet fx i en anden virksomhed, hvis virksomheden viser sig ikke at kunne understøtte projektet helt til uddannelsens afslutning. I det fleste tilfælde vurderes det ikke at være tilstrækkelig, blot at konstatere, at virksomheden har en stærk eller stabil økonomi. Til gengæld skal exit-strategien være underbygget med konkrete aftaler, fx en interessetilkendegivelse og underskrift fra en anden virksomhed. ”Exit-strategi” vedlægges som bilag i e-grant

Ikke nødvendige kompetencer
Når I udvikler et projekt, som er fagligt bredt og/eller tværfagligt, skal I desuden være opmærksomme på, at projektdeltagerne dækker alle nødvendige kompetencer. Husk at det er en mulighed at tilknytte tredjeparter.

Projektet passer ikke til opslaget
Inden I indsender en ansøgning, bør I være sikre på, at I søger under en runde, som passer til jeres projekt. Dvs. I skal være opmærksomme på, om i sender ansøgningen til en af vores ”almindelige” runder målrettet private virksomheder, eller vores årlige runde målrettet offentlige organisationer. Læs om vores definition af ”privat virksomhed” vs. ”offentlig organisation” i retningslinjerne.

Projektet passer ikke ind i et af de politisk fastlagte temaer
Desuden skal I være opmærksomme på, at jeres projektidé skal passe til et af de politisk fastlagte temaer for Erhvervsforsker-programmerne. Læs mere om temaerne i retningslinjerne.

Alle projektdeltagere har ikke været med til at udarbejde ansøgningen
Vi anbefaler, at hele teamet (virksomhedsmentor/-vejleder, universitetsmentor/-vejleder og i givet fald kandidat) er med til at udarbejde ansøgningen. Det er vigtigt helt fra start af drøfte og blive enige om, hvad projektet konkret skal gå ud på.

Det er vigtigt, at universitetsvejlederen/-mentoren er med inde over ansøgningen, da det er en særlig disciplin at skrive forskningsansøgninger – der er mange særlige ting, man skal have styr på: State-of-the-art, litteraturreferencer, metodebeskrivelser (se links nedenfor).

Det er lige så vigtigt, at virksomheden er med til at formulere afsnittet om projektets forretningsbetydning (se ovenfor).

Vi anbefaler desuden kraftigt, at man indgår egentlige samarbejdsaftaler om f.eks. IPR og publicering.

Ved genansøgning skal I være opmærksomme på at adressere alle afslagsbegrundelser (dvs. kritikpunkter), der fremgår af afslagsbrevet fra jeres sidste ansøgning. I ansøgningsblanketten i e-grant skal I oplyse om, at I tidligere har fået afslag, og hvilke ændringer I har foretaget.

Alle ansøgninger vurderes af erhvervsforskerudvalget, som indstiller afgørelser til fonden. Det er fonden der træffer den endelige afgørelse.

Erhvervsforskerudvalget bedømmer ansøgningerne.

Udvalget består af 24-28 medlemmer, der både repræsenterer respekterede forskere og højtstående personer fra det danske private erhvervsliv.

Udvalget laver indstillinger om ansøgningerne. Det er Innovationsfonden, der træffer den endelige afgørelse.

Medlemmer af Erhvervsforskerudvalget.

Ansøgningen vurderes på tre kriterier:

• Idéens kvalitet
• Impact
• Kvalitet i eksekvering

Læs mere om bedømmelseskriterierne i retningslinjerne.

Når projektet er godkendt modtager du besked om dette i e-grant. Herefter skal virksomheden indsende underskrevet tilsagn og universitetet skal indsende underskrevet tilsagn samt indskrivningsbevis.

Projektet kan tidligst starte fra den dag tilsagnet gives. Hvis I får et betinget tilsagn, er det først når det endelige tilsagn er givet, at projektet kan starte. Projektet skal starte senest et halvt år efter tildelingen af tilsagnet.

Inden tilskud kan udbetales, skal fonden modtage og godkende:

• Indskrivningsbevis fra ph.d.-skolen med start- og slutdato og underskrift.
• Underskrevet tilsagn fra virksomhed og universitet – parterne kan vælge at underskrive i et og samme dokument eller indsende to underskrevet dokumenter.

Samtlige dokumenter indsendes via de respektive opgaver i E-grant.

Startdato fastsættes til dato for indskrivning på ph.d.-skolen.

Både universitet/forskningsinstitution og virksomhed får forudbetalt 85% af bevillingen.

Læs om udbetaling af de resterende 15% under ”Regnskab og udbetaling af resterende tilskud – hvad skal vi være opmærksomme på?”

Ved betinget godkendelse har I seks måneder til at opfylde betingelsen/betingelserne. Svar på betingelsen indsendes i e-grant. Svaret må maks. fylde to A4-sider pr. betingelse, overskrides dette kan fonden afvise svaret. Det skal gøres tydeligt, hvad der svares på og svaret skal indsendes i ét samlet dokument. Behandlingstiden er ca. to måneder og i visse tilfælde længere.

Vedrører opfyldelse af betingelsen, at der skal findes en Erhvervs-ph.d.-kandidat til projektet, skal svaret indeholde

• Kandidatens CV
• Karakterberegningsskema
• Eksamensbeviser for både bachelor og kandidat
• Relativ placering for udenlandske uddannelser

Kick-off-arrangement

Alle nye Erhvervs-ph.d.-projekter, skal deltage i et fælles kick-off-arrangement. Det afholdes samme dag og samme sted som Modul 1 på Erhvervs-ph.d.-kursus

• Den Erhvervs-ph.d.-studerende
• Hovedvejlederen i virksomheden
• Hovedvejlederen på universitetet

Medvejledere deltager ikke.

Programmet inkluderer forskellige aktiviteter, der ruster til et godt samarbejde og giver indblik i andres gode idéer til samarbejde og projektindhold.

Erhvervs-PhD-kursus

Erhvervs-ph.d.-studerende skal deltage i fondens obligatoriske Erhvervs-ph.d.-kursus (fordelt på 2 x 2 dage).

Kurset udgør 5 ECTS-point, og deltagelse i kurset er en del af den studerendes arbejdstid.

Den studerende bliver indbudt til kurset i løbet af uddannelsens første år.

Møder
Det er vigtigt under forløbet at I løbende mødes og drøfter udviklingen i projektet. Vi anbefaler, at man holder fysiske møder mindst en gang hver tredje måned, og gerne oftere, hvor alle deltager.

Vi anbefaler stærkt at man ved projektstart aftaler, hvem der har ansvar for at indkalde til møder. Hvis ikke andet er aftalt, forventes virksomhedsvejlederen/-mentoren at tage initiativet.

Styregruppe
Man kan etablere en styregruppe med flere fagpersoner fra virksomhed og universitet og holde et styregruppemøde en gang hvert halve år.

Nyhedsbrev
Det kan også anbefales, at den studerende skriver et kort nyhedsbrev ca. hver anden uge, hvor der redegøres for projektets udvikling.

Frem for alt skal alle projektparter rent mentalt sætte sig ind i de andres situation og være parat til at foretage ændringer i projektet, hvis det er til alles bedste.

IPR og publicering
Vi anbefaler desuden kraftigt, at man indgår egentlige samarbejdsaftaler om fx IPR og publicering.

Inden tilskud kan udbetales, skal fonden modtage og godkende underskrevet tilsagn fra virksomhed og universitet. Parterne kan vælge at underskrive i et og samme dokument eller indsende to underskrevet dokumenter.

Startdato fastsættes til datoen angivet på tilsagnets underskriftsside (Erhvervspostdoc).

Både universitet/forskningsinstitution og virksomhed får forudbetalt 85% af bevillingen.

Læs om udbetaling af de resterende 15% under Regnskab og udbetaling af resterende tilskud – hvad skal vi være opmærksomme på?

Erhvervs-ph.d.- og Erhvervspostdoc-kandidater kan søge orlov i forbindelse med fx barsel og sygdom. Der ydes ikke tilskud under orlovsperiode, heller ikke under barsels-og sygeorlov. Tilskudsperiodens slutdato udskydes med orlovsperioden og tilskuddet ydes i den forlængede periode.

Bemærk: Fonden skal godkende anmodning om orlov, før orloven kan starte. Fonden godkender ikke anmodninger om orlov med tilbagevirkende kraft. Anmodningen sendes via e-grant (afsnit ”Ændringsanmodninger”).

En orlovsanmodning skal indeholde:

• Begrundelse for orlov.
• Start- og slutdato for orlovsperiode.
• Ny slutdato for projektet (projektets slutdato udskydes ved orlovsperioden).
• Virksomhedens (fx vejlederens), forskningsinstitutionens/universitetets (fx vejlederens) og kandidatens underskrifter.

Kender du ikke de nøjagtige datoer, oplyser du tentative datoer. Så snart du kender de nøjagtige datoer oplyser du dem til fonden (via e-grant), hvorefter perioden tilrettes og den endelige slutdato for projektet fastsættes.

Erhvervspostdoc-kandidater kan søge om deltid ved bl.a. sygdom, men man kan ikke søge om deltid med begrundelse om, at kandidaten skal lave andet arbejde ved siden af. Erhvervspostdoc-ansættelser er nemlig som udgangspunkt fuldtidsstillinger.

Bemærk: Fonden skal godkende anmodning om deltid, før deltiden kan starte. Fonden godkender ikke anmodninger om deltid med tilbagevirkende kraft. Anmodningen sendes via e-grant (afsnit Ændringsanmodninger).

En deltidsanmodning skal indeholde:

• Begrundelse for deltid.
• Start- og slutdato for deltidsperiode.
• Deltidssats.
• Ny slutdato for projektet (projektets slutdato udskydes deltidsperioden).
• Virksomhedens (fx vejlederens), forskningsinstitutionens/universitetets (fx vejlederens) og kandidatens underskrifter.

Deltidssatsen er, hvor stor en procentdel deltidsarbejdet udgør af fuldtidsarbejde. F.eks. betyder en deltidssats på 50%, at kandidaten arbejder halvt så meget som en fuldtidsansættelse i den pågældende periode.

Tilskudsperiodens slutdato er bindende, og kan kun justeres pga. godkendt orlov eller deltid (se ”Barsel og orlov fra projektet – hvad skal vi være opmærksomme på?” og ”Deltidsarbejde på projektet – hvad skal vi være opmærksomme på?”) men ikke pga. andre årsager/forsinkelser.

Vær opmærksom på, at fondens tilskud ikke må bruges efter tilskudsperiodens slutdato. Hvis projektet bliver forsinket, kan parterne fortsætte projektet for egen regning.

Vær opmærksom på, at fristerne for at aflægge regnskab og revisorpåtegning ikke rykkes.

For udbetaling af de resterende 15% af tilskuddet gælder desuden samme regler som for projekter uden forsinkelse.

Særligt vedr. ph.d.-beviset
Hvis forsinkelsen af projektet medfører en forsinkelse af ph.d.-uddannelsen, skal I orientere fonden om forsinkelsen og oplyse den forventede dato for forsvar af ph.d.-afhandlingen. Dette sker via en besked fra jeres bevillingssag i e-grant. Fonden kan så rykke fristen for at indsende ph.d.-beviset.

Bemærk dog, at fonden kan beslutte, at de sidste 15% af universitetets tilskud bortfalder, hvis ph.d.-beviset ikke er indsendt senest fem år efter start af tilskudsperioden (orlov og deltid tages i betragtning).

Hvis et Erhvervs-ph.d.-projekt ikke kan fortsættes i den virksomhed, som har fået bevilling, skal fonden oplyses herom med det samme via en e-grant-besked. Projektet sættes så på pause, og der skal inden for seks måneder findes en ny virksomhed og sendes en ændringsanmodning via e-grant.

Anmodningen skal indeholde:

• Begrundelse for skift af virksomhed.
• Den nye virksomheds navn, cvr-nummer, p-nummer, branchekode, adresse og antal ansatte omregnet til fuldtidsstillinger.
• Beskrivelse af den nye virksomheds faglige miljø, faciliteter og økonomi.
• Underskrift af kandidat og ny virksomhed – ved skift af virksomhed uden for koncern, skal anmodningen også underskrives af den gamle virksomhed og universitetet.
• Præcis dato for skiftet.

Ved ny virksomhedsvejleder skal fonden også have oplysninger som ved skift af vejleder alene, se ”Skift af vejleder/mentor – hvad skal vi være opmærksomme på?”

Bemærk, at sagsbehandlingstiden for skift af virksomheden uden for koncern kan vare flere måneder, da fonden skal afregne med den gamle bevillingsmodtager og modtage tilbagebetaling af resterende midler som herefter overføres til den nye virksomhed.

Der kan ikke skiftes virksomhed og universitet samtidig.

Der skal indsendes en ændringsanmodning vi e-grant, som skal indeholde:

• Begrundelse for skift af universitet.
• Det nye universitets/forskningsinstitutions navn og adresse (samt SWIFT og IBAN-numre ved udenlandsk universitet).
• Underskrift af kandidat, virksomhed (fx vejleder) samt nyt og gammelt universitet/forskningsinstitution (ny og gammel vejleder, hvis der er tale om en vejlederskift; eller vejleder, ny og gammel økonomiansvarlig, hvis der ikke er tale om en vejlederskift).
• Indskrivningsbevis fra det nye universitet med dato for overdragelse af den studerende og slutdato for uddannelsen.

Ved ny vejleder skal vi også have oplysninger som ved skift af vejleder alene, se Skift af vejleder/mentor – hvad skal vi være opmærksomme på?

Det nye universitet/den nye forskningsinstitution modtager et tilsagnsbrev, når anmodning om skift er blevet godkendt ved fonden.

Bemærk dog, at sagsbehandlingstiden for skiftet kan vare flere måneder, da fonden skal afregne med den gamle bevillingsmodtager og modtage tilbagebetaling af resterende midler som herefter overføres til den nye bevillingsmodtager.

Bemærk: Der kan ikke skiftes virksomhed og universitet samtidig.

Ved planlagt skift af virksomhedsvejleder, virksomhedsmedvejleder eller universitetsvejleder (Erhvervs-ph.d.) og virksomhedsmentor eller forskningsmentor (Erhvervspostdoc) skal der sendes en ændringsanmodning via e-grant, som skal indeholde:

• Begrundelse for skift.
• Den nye vejleders/mentors cv og kontaktoplysninger (inkl. e-mail og telefon), jf. Cv for projektdeltagere – hvad skal vi være opmærksomme på?
• Underskrift af kandidat, ny vejleder, virksomhed (fx nuværende vejleder) og universitet/forskningsinstitution (fx nuværende vejleder).

Et Erhvervs-ph.d.-projektet er tæt knyttet til kandidatens uddannelse.

Kandidaten kan derfor kun skiftes, hvis:

• Der højest er brugt seks måneder af den samlede tilskudsperiode.
• Den tidligere kandidat ikke længere er del af projektet.
• Afbrydelsen af den tidligere kandidats uddannelse ikke skyldes virksomheds eller universitets misligholdelse af forpligtelser.
• Virksomhed og universitet forpligter sig for egen regning at give den nye kandidat mulighed for at gennemføre uddannelsen på den normerede tid.

Bemærk: Innovationsfonden giver ikke ekstra tilskud til projektet. Virksomheden og universitetet skal selv betale for den ekstra periode uden tilskud, som de har forpligtet sig til at have den nye kandidat ansat i virksomheden og indskrevet på ph.d.-skolen.

Ændringsanmodningen indsendes via E-grant og skal indeholde:

• Redegørelse for skift af kandidat, samt bekræftelse af, at ovnnævnte fire betingelser er opfyldt; – Slutdato for den gamle kandidat og startdato for den nye kandidat.
• Den nye kandidats navn, cpr-nummer, privat e-mail, privattelefon, køn og nationalitet.
• Cv for den nye kandidat, jf. “Cv for projektdeltagere – hvad skal vi være opmærksomme på?”
• Den nye kandidats fulde eksamensbeviser for bachelor- og kandidatuddannelse.
• Udfyldt karakterberegningsskema og/eller årgangsplacering fra udenlandsk uddannelsesinstitution om kandidatens placering på sin årgang.
• Underskrift af virksomhed (fx vejleder), universitet (fx vejleder) og den nye kandidat.

1½ år inde i jeres Erhvers-ph.d.-projekt bedes du som Erhvervs-ph.d.-kandidat udfylde et spørgeskema. Skemaet fokuserer på jeres samarbejdspraksis i projektet. Det tager 5-10 minutter til at udfylde skemaet.

Du bliver mindet om opgaven via e-grant, og skemaet er kun tilgængelig via en link i e-grant-opgaven.

For Erhvervs-ph.d.-projekter, som blev godkendt fra og med 2017, skal virksomheden ved projektets afslutning udfylde en slutrapport, der fokuserer på effekter, resultater og proces.

I bliver mindet om opgaven vi e-grant. Opgaven indeholder en link til en skabelon for rapporten.

Både universitet/forskningsinstitution og virksomhed får forudbetalt 85% af bevillingen.

• De resterende 15% til virksomheden udbetales når fonden har modtaget slutrapport (kun for Erhvervs-ph.d.-projekter godkendt fra og med 2017, se Slutrapport og midtvejsevaluering – hvad skal vi være opmærksomme på?) og godkendt slutregnskab samt revisorpåtegning for virksomhed (alle projekter).
• De resterende 15% til universitetet udbetales, når fonden har modtaget kandidatens ph.d.-bevis.